MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DA BAHIA

Base de Conhecimento

Documentação e Arquivo - Transferência de Documentos

Que atividade é?

Trata-se da mudança de documentos do arquivo em fase corrente (no órgão/unidade onde teve origem ou que o tenha recebido) para a Coordenação de Documentação e Arquivo do Ministério Público do Estado da Bahia (das fases intermediária e permanente);

Quem faz?

Membros e Servidores do MPBA;

Como se faz?

Primeiramente o Órgão/Unidade faz a indexação dos documentos no Sistema SIMP, módulo Arquivo, gera o relatório dos documentos indexados, depois iniciará o processo no SEI anexando o relatório no procedimento de TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS encaminhando o processo junto com os documentos devidamente acondicionados para a Coordenação de Documentação e Arquivo. É válido salientar que para a realização do procedimento, é necessário consultar a Tabela de Temporalidade de Documentos.

A Coordenação de Documentação e Arquivo recebe o processo e analisa o relatório. Se o procedimento estiver:

- CORRETO, é feita finalização da indexação no sistema SIMP, Módulo Arquivo, pela Coordenação de Documentação e Arquivo, faz uma manifestação e envia para o Órgão/Unidade informando que a finalização e arquiva o processo.

- INCORRETO, a Coordenação de Documentação e Arquivo fará uma manifestação devolvendo o processo para o Órgão/Unidade para realizar as correções. O Órgão/Unidade realizará as retificações/correções e, por fim devolverá o processo para a Coordenação de Documentação e Arquivo.

Que informações/condições são necessárias?

Procedimento preenchido;

Envio da documentação devidamente acondicionada em caixa box.

Quais documentos são necessários?

Relatório de Documentos Indexados.

Base Legal

Ato Normativo Nº 006/2004 - Gestão de Arquivos do MPBA

Instrução Normativa N° 05/2005 - Gestão de Arquivo do MPBA

Lei Delegada nº 52 de 31 de maio de 1983  – Proteção dos arquivos públicos e privados

Tabela de Temporalidade de Documentos – Finalística, Corregedoria e Secretaria Geral

Tabela de Temporalidade de Documentos – Área Meio

Código de Classificação de Documentos MPBA

Parecer do Arquivo Público (autorização para que a TTD fosse implementada no MPBA)